Mise à jour de la base de données : permet de remettre à jour le fichier des membres à partir  des bases de données hébergées sur les serveurs respectifs des ligues et, avec une connexion internet active, directement accessibles avec ce bouton "Mise à jour" 


Depuis la première version de 2009, il est également possible d'effectuer la mise à jour du fichier de la NOLB (fédération néerlandaise)  Annulé en 2021



2022 : Voir le cas particulier de la mise à jour de l'archive FFCO


Selon le bouton radio coché (FRSO - OV - NOLB), cette  commande "Mise à jour" va actualiser la base de données.(voir remarque)  


En version BEL uniquement et à condition d'avoir repris un nouvel Helgadat_BEL en fin janvier 2019, HELGA peut également tenir à jour les licenciés Luxembourgeois.

N.B. :  Certains licenciés "LUX" ont également une affiliation FRSO.  Pour la bonne cohérence des données, effectuer la mise à jour dans l'ordre LUXO puis FRSO


Une fois l'opération terminée, la date de la mise à jour sera affichée dans les champs correspondants.



Mise à jour des Catégories Standards : en début d'année,cette commande établira pour chaque affilié sa catégorie standard selon les prescriptions I.O.F. - Cette opération reste possible à tout moment en cours d'année, mais elle est impérative au 01/01.


N.B. : Ce bouton de Mise à jour est invisible en configuration FFCO car son action annulerait la possibilité de sur-classement prévue dans les règlements FFCO.


Reconnecter base de données : en cas de fonctionnement en réseau, cette commande permet d'établir les communications entre les ordinateurs sur une base unique. L'info-bulle de cette commande montre le répertoire courant du HELGADAT considéré. Ce bouton Reconnecter base de données peut également être utilisé pour synchroniser Helga et HelgaDat après un transfert de pc.  


L'appui sur ce bouton ouvre une fenêtre du gestionnaire de fichier de Windows qui permet la recherche du répertoire du Helgadat à considérer.


N.B. Reconnecter base de données est le nouveau nom du bouton Relier les tables.  Les fonctionnalités sont inchangées


Eliminer les VACANT_* : si lors de vos essais vous prenez l'habitude de nommer VACANT_xx (xx = un nombre) les coureurs fictifs, ce bouton vous permettra de les éliminer tous en une seule opération.  

N.B. le bouton (delete) de l'écran Personnes renomme le "nom" en "Vacant_nom" ce qui via cette commande "Eliminer les vacants" vous permettra de les supprimer définitivement de vos fichiers


Détails des écrans successifs : (connexion internet active !)


Avant-propos: l'existence (ou l'évolution) du RGPD nous ont imposé de restreindre l'accès aux bases de données des licenciés. L'accès à la base de données NOLB a d'ores et déjà été suspendu - décision NOLB sans autre proposition.

 En ce qui concerne FRSO et OV, ce bouton vous permet d'introduire une clé API disponible sur le portail des inscriptions OPunch, si l'accès à ces données vous a été autorisé par l'administrateur - Contactez Quentin G. (OPunch) ou votre président de club pour plus d'information et cette éventuelle autorisation


Cette clé API (jeton) vous permettra la mise à jour directe des licenciés de la FRSO et de OV







téléchargement du fichier dans votre répertoire HELGA


A l'issue de l'opération "Mise à jour de la base de données", la boîte de dialogue ci-dessous s'ouvrira 


 


Jusqu'à fin février d'une année (période des désaffiliations - réaffiliations), il est conseillé de répondre "Non". - 

En effet, une réponse "Oui" éliminerait de la base les affiliés qui ne seraient pas effectivement repris dans la mise à jour téléchargée.  Les difficultés seraient alors importantes pour les organisateurs des premières compétitions de l'année.

Après le 1er mars, quand toutes les désaffiliations "provisoires" sont éliminées, on peut répondre (au moins une fois) "Oui" pour purger la base de données.  Ce ne sera toutefois effectif que si ces désaffiliés ne sont repris comme participants d'aucune course figurant dans cette base.


Une fois cette boîte de dialogue refermée, une boîte d'information vous avertira de la réussite de l'opération et la date de mise à jour du fichier sera visible dans le champ correspondant.


Cas particulier de la mise à jour de l'archive FFCO  : 


Jusqu'au 31/12/2020, la procédure décrite fonctionnait de manière similaire avec un téléchargement transparent du fichier.  En date du 09/12/2020, le comité directeur de la FFCO a décidé de restreindre l'accès direct à ce fichier et à le protéger par mot de passe, ce qui rend impossible la procédure classique.


A partir de février 2022 et de la version 2022-02-02 de Helga, l'opération de mise à jour de l'archive FFCO se déroule de la manière ci-dessous



1) Avec votre code d'accès habituel (login - mot de passe) , connectez-vous à la page de l'archive FFCO et cliquez sur la commande   "Générer"


2) Un code apparaîtra en ligne supérieure, avec une validité de 15 jours (renouvelable)  


 Copier ce code (Ctrl - C)


3) Retour à l'écran Maintenance de Helga - cliquez sur le bouton et collez-y le code reçu (Ctrl - V).  Endéans la limite de validité des 15 jours, il ne sera pas nécessaire de repasser par une connexion à la page de l'archive.  Au-delà, il faudra refaire la procédure complète pour récupérer un nouveau jeton valide


Helga effectuera la mise à jour immédiate avec le fichier téléchargé (version IOF-XML), qui sera ensuite immédiatement supprimé de votre répertoire. (demande expresse FFCO-RGPD)


4) Si le téléchargement n'a pu être effectué, HELGA vous le signale; la cause la plus probable étant le fait que le jeton est périmé







Paramètres -  A Propos